Zagadnienia ładu korporacyjnego w spółce Fintecom

Fintecom Sp. z o.o. (dawniej: England.pl Sp. z o.o.) została założona 30.07.2010 r. jako przedsiębiorstwo w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, którego podstawowym rodzajem działalności jest świadczenie usług przekazu pieniężnego pomiędzy Wielką Brytanią i Polską, oraz do innych krajów Unii Europejskiej, dzięki paszportowaniu usługi przekazu pieniężnego na wszystkie kraje UE.

Fintecom Sp. z o. o. stosuje się do większości zasad ładu korporacyjnego zawartych w „Zasadach Ładu Korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych” rekomendowanych przez Komisję Nadzoru Finansowego ( pełna treść dokumentu dostępna jest na stronie KNF ).

Spółka nie stosuje kilku zasad rekomendowanych przez KNF, które ze względu na ich nadmierną uciążliwość dla Spółki oraz nieproporcjonalność w świetle skali i charakteru działalności Spółki, byłyby nieadekwatne czy zbyt kosztowne do spełnienia. W szczególności nie stosujesię zasad określonych w Rozdziale 4 „Organ nadzorujący”, gdyż Spółka nie ma Rady Nadzorczej. Nie stosuje się również zasad określonych w Rozdziale 9 „Wykonywanie uprawnień z aktywów nabytych na ryzyko klienta” ze względu na to, iż Spółka nie nabywa i nie zarządza aktywami na ryzyko Klienta.

Obowiązujące w Spółce zasady ładu korporacyjnego zostały przyjęte uchwałą Zarządu Fintecom Sp. z o.o. w dniu 30 grudnia 2014 r. Zasady te obowiązują w Spółce od 1 stycznia 2015 r. i są sukcesywnie aktualizowane.

Zasady ładu korporacyjnego w Fintecom Sp. z o.o.

1. Dane Spółki:

Firma: Fintecom spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Adres: ul. Marszałka Piłsudskiego 45, 75-502 Koszalin, Polska.
Sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy w Koszalinie Wydział IX Gospodarczy KRS
Numer KRS: 0000362067
NIP: 6692501424
REGON: 320877907
Kapitał zakładowy: 600.000,00 zł

2. Struktura organizacyjna – organy Spółki:

W myśl przepisów Kodeksu Spółek Handlowych (K.S.H.) dotyczących spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, oraz zgodnie z § 11 Umowy Spółki, organami Spółki są: Zgromadzenie Wspólników oraz Zarząd. W Spółce nie została utworzona Rada Nadzorcza.

Schemat organizacyjny Fintecom Sp z o.o.

2.1. Zgromadzenie Wspólników

Zgromadzenie Wspólników Fintecom Sp. z o.o. działa w oparciu o przepisy K.S.H. oraz Umowę Spółki. Zgodnie z § 12 Umowy Spółki, Zgromadzenia Wspólników odbywają się w siedzibie Spółki (Koszalin) lub w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli wszyscy Wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie. Zgromadzenie Wspólników obraduje jako zwyczajne lub nadzwyczajne. Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników powinno odbywać się każdego roku, nie później niż sześć miesięcy po zakończeniu roku obrotowego Spółki.

Zwoływanie
Zgromadzenie Wspólników zwołuje Zarząd.
Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników odbywa się w terminie do sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.
Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników zwoływane jest w przypadku, gdy jeden ze Wspólników lub Zarząd uzna to za wskazane.
Zgromadzenie Wspólników może się odbyć, jeżeli każdy Wspólnik został powiadomiony osobiście (wymagane pisemne potwierdzenie), listem poleconym lub pocztą kurierską, wysłanym co najmniej dwa tygodnie przed terminem Zgromadzenia Wspólników.
Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane Wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził on na to pisemną zgodę, podając adres na który zawiadomienie powinno być wysłane.

Podejmowanie uchwał
Każdy udział daje prawo do jednego głosu na Zgromadzeniu Wspólników.
Uchwały zapadają bezwzględną większością głosów i są ważne, jeżeli podjęto je na Zgromadzeniu Wspólników, na którym reprezentowanych było co najmniej 3/5 (trzy piąte) udziałów.
Uchwały Zgromadzenia Wspólników dotyczące zmiany Umowy Spółki, rozwiązania Spółki lub zbycia przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej części zapadają większością 2/3 (dwóch trzecich) głosów i są ważne, jeżeli podjęto je na Zgromadzeniu Wspólników, na którym reprezentowanych było co najmniej 3/5 (trzy piąte) udziałów.
Zgodnie z treścią Umowy Spółki, uchwała Zgromadzenia Wspólników o wyłączeniu czystego zysku w całości lub w części do podziału między Wspólników oraz o przeznaczeniu go na utworzone w Spółce fundusze celowe, powinna być podjęta jednogłośnie.

Kompetencje
Kompetencje Zgromadzenia Wspólników. Należą do nich:

rozpatrywanie i zatwierdzanie sprawozdania Zarządu z działalności Spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów Spółki z wykonania przez nich obowiązków;
postanowienia dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu Spółki lub sprawowaniu zarządu lub nadzoru;
podział zysku lub pokrycie strat oraz przeznaczenie zysku na inne fundusze;
wybór i odwołanie członków Zarządu oraz ustalanie wynagrodzenia dla członków Zarządu i wskazanie Prezesa Zarządu;
podwyższanie kapitału lub obniżanie kapitału zakładowego Spółki;
zatwierdzanie kierunków rozwoju Spółki;
zmiany Umowy Spółki;
rozwiązanie i likwidacja Spółki;
wyrażenie zgody na zbycie i zastawienie udziałów;
wyrażenie zgody na zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego;
ustalenie wysokości i terminu dopłat;
Zgromadzenie Wspólników w drodze uchwały decyduje o przeznaczeniu czystego zysku;
Zgromadzeniu Wspólników posiada kompetencję do tworzenia funduszy celowych, a w szczególności:

I) funduszu zapasowego,
II) funduszu rezerwowego,
III) funduszu świadczeń socjalnych.

2.2. Zarząd

Zarząd Fintecom działa w oparciu o przepisy K.S.H. oraz Umowę Spółki.

Skład, powołanie, odwołanie, wygaśnięcie mandatu Członka Zarządu
Zgodnie z Umową Spółki Zarząd może składać się od 1 (jednej) do 5 (pięciu) osób, w tym Prezesa Zarządu. Członkowie Zarządu są powoływani na czas nieokreślony przez Zgromadzenie Wspólników. Mandat Członka Zarządu wygasa z chwilą odwołania. Członkowie Zarządu są odwoływani przez Zgromadzenie Wspólników. Umowa Spółki nie ogranicza prawa odwołania Członka Zarządu do ważnych powodów. Mandat Członka Zarządu wygasa również wskutek śmierci i rezygnacji.

Obecny skład Zarządu Spółki
W chwili obecnej Zarząd jest trzyosobowy. W skład Zarządu wchodzi – Prezes Zarządu, Wiceprezes Zarządu oraz Członek Zarządu.
Prezesem Zarządu jest Agnieszka Remus.
Prezes Zarządu kieruje pracami Zarządu Spółki i posiada wysokie kompetencje wynikające z wykształcenia oraz wiedzy nabytej w trakcie szkoleń, a także wieloletniego doświadczenia. Jako osoba o nieskazitelnej reputacji daje rękojmię należytego wykonywania powierzonych obowiązków.

Kompetencje Zarządu:
W myśl K.S.H. Zarząd prowadzi sprawy Spółki i reprezentuje Spółkę. Zgodnie z Umową Spółki, Zarząd zarządza majątkiem Spółki i sprawami Spółki oraz kieruje całokształtem działalności Spółki. Zakres kompetencji Członka Zarządu do prowadzenia spraw Spółki i do reprezentowania Spółki dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych Spółki.
a) prowadzenie spraw Spółki:
Przez prowadzenie spraw Spółki należy rozumieć przede wszystkim podejmowanie decyzji w sprawach Spółki i to zarówno decyzji mających znaczenie prawne, jak i decyzji czysto faktycznych. Obejmuje ono zatem zarówno dokonywanie czynności faktycznych oraz składanie i przyjmowanie oświadczeń woli w stosunkach wewnętrznych. Zarządzanie spółką polega na określaniu i wyborze właściwych środków działania, umożliwiających realizację celu Spółki.
Umowa Spółki stanowi, że Zarząd bez odrębnej uchwały Wspólników może rozporządzać prawem lub zaciągać zobowiązania do świadczenia także wówczas, gdy ich wartość dwukrotnie przewyższa wysokość kapitału zakładowego.
b) reprezentacja Spółki:
Prawo reprezentowania polega na kompetencji do dokonywania czynności prawnych w imieniu Spółki, co obejmuje zarówno czynności materialno-prawne, jak i czynności procesowe.
W myśl Umowy Spółki prawo do reprezentacji Spółki przysługuje każdemu Członkowi Zarządu samodzielnie.
W myśl K.S.H. w umowie między Spółką a Członkiem Zarządu oraz w sporze z nim Spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą Zgromadzenia Wspólników.
Obrady Zarządu Spółki prowadzone są w języku polskim, w języku polskim sporządzane są również wszystkie dokumenty Spółki.
Zgodnie z Kodeksem Spółek Handlowych prawo do kontroli (nadzoru) przysługuje każdemu Wspólnikowi.

3. Relacje z udziałowcami.

Fintecom Sp. z o.o. działa w interesie wszystkich Wspólników z poszanowaniem interesu Klientów. Spółka zapewnia wszystkim Wspólnikom równy dostęp do informacji oraz nie stosuje preferencji w stosunku do wybranych Wspólników. Informacje przekazywane są udziałowcom w sposób rzetelny i kompletny.
Udziałowcy Spółki współdziałają ze sobą realizując jej cele oraz zapewniając bezpieczeństwo działania samej instytucji oraz środków powierzanych przez Klientów celem realizacji usług wykonywanych przez Spółkę.

4. Polityka zatrudnienia i wynagradzania.

Spółka prowadzi przejrzystą polityką wynagradzania i zatrudnienia, która sprzyja przede wszystkim bezpieczeństwu transakcji i harmonijnemu rozwojowi. Przyjęta polityka sprzyja uczciwej i wydajnej pracy. Polityka wzrostu wynagrodzeń zapewnia ich stały realny wzrost ale za każdym razem uwzględnia sytuację finansową Spółki.

5. Polityka informacyjna.

Fintecom Sp. z o.o. prowadzi przejrzystą politykę informacyjną w zakresie usług i działalności Spółki, uwzględniającą potrzeby pracowników oraz Klientów. Polityka informacyjna Spółki zapewnia ochronę informacji osobowych oraz transakcyjnych Klientów Spółki z poszanowaniem istniejących regulacji prawnych.

6. Prowadzenie działań informacyjnych w zakresie przekazu reklamowego.

Jasne i jednoznaczne działania informacyjne Spółki mają swoje odzwierciedlenie również w sposobie formułowania przekazu reklamowego, który musi być rzetelny i nie wprowadzać Klientów w błąd oraz cechować się poszanowaniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa, zasad uczciwego obrotu jak również dobrych obyczajów. Przekaz reklamowy powinien w sposób jasny wskazywać, jakiego produktu lub usługi dotyczy.

7. Skargi i reklamacje.

Zasady rozpatrywania skarg i reklamacji Klientów w Spółce są jasne i przejrzyste. Zasady te zostały opisane w Regulaminie wykonywania usług oraz szczegółowiej opisane w “Zasady rozpatrywania reklamacji przez serwis England.pl“

Proces rozpatrywania skarg i reklamacji Klientów w Spółce prowadzony jest rzetelnie, wnikliwie i obiektywnie oraz z poszanowaniem przepisów prawa, zasad uczciwego obrotu i dobrych obyczajów. Treść odpowiedzi na skargę lub reklamację zawiera pełne i wyczerpujące uzasadnienie faktyczne i prawne. Fintecom Sp. z o.o. dąży do polubownego rozwiązywania ewentualnych sporów ze swoimi Klientami.

8. Kontrola wewnętrzna i zarządzanie ryzykiem.

Fintecom Sp. z o.o. posiada skuteczny system kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem. Częścią tego systemu jest Komórka Kontroli Wewnętrznej oraz Dział Compliance.
System kontroli w szczególności zapewnia:

prawidłowość procedur administracyjnych i księgowych, a także sprawozdawczości finansowej oraz rzetelnego raportowania wewnętrznego i zewnętrznego,
zgodności działania z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi oraz z uwzględnieniem rekomendacji nadzorczych.

Pracownicy Fintecom Sp. z o.o. mają w ramach obowiązków służbowych przypisane odpowiednie zadania związane z realizacją celów kontroli wewnętrznej. Szczególnie rygorystycznie są traktowane wszystkie sprawy związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu. Za skuteczność kontroli wewnętrznej i zarządzanie ryzykiem odpowiada Komórka Kontroli Wewnętrznej oraz Zarząd Spółki.